Al contrario de lo que dice la famosa serie, en nuestro caso, Summer Is Coming, y es el momento de empezar a pensar en nuestro evento de empresa anual.
Todos los años hacéis una pequeña -o grande- celebración para agradecer a vuestros empleados y clientes su dedicación y esfuerzo , y, por supuesto, hacerles pasar una agradable velada.
Este año llegó el momento de dar un paso más. Os vamos a dar una serie de consejos para que vuestra fiesta de empresa sea la fiesta del año , para que ni vuestros empleados ni vuestros clientes se olviden de vosotros durante sus vacaciones.
¿Os suena bien? Pues seguid leyendo .
¿Sois de los que preferís que os lo den todo hecho? ¡Estáis de enhorabuena! Nuestra organizadora de eventos os dará todo lo que necesitáis .
1. La Idea
Como en cualquier otra actividad organizada, lo primero que tenéis que pensar es qué queréis hacer .
Las posibilidades son múltiples.
Una comida o cena, un cóctel en un jardín con grupo de música, un picnic, un fin de semana en un relajante spa, algún tipo de taller o una escapada de multiaventura para afianzar el trabajo en equipo.
Piensa qué quieres conseguir con este evento y luego decide qué tipo de actividad es la más adecuada para conseguir tu objetivo.
Y, sí, hasta las fiestas de empresa salen mejor cuando tenemos nuestros objetivos claros .
2. El Presupuesto
Una vez tengas claros tus objetivos y el tipo de evento que quieres organizar, es el momento de establecer un presupuesto .
Es crucial. No esperes a hablar con organizadores y proveedores para hacerte una idea.
Sé proactivo. Decide cuál es el gasto máximo que puedes asumir. Así, podrás luego establecer prioridades y recortar de algunas partidas para ajustarte al presupuesto .
De lo contrario, puede que luego te lleves sorpresas. ¡Y eso es lo último que queremos!
3. La Reserva
Échale un ojo a tu agenda y habla con tus clientes para conocer sus planes. Hecho esto, marca un día en el calendario y una hora .
¡Ya lo tienes! Ya sabes cuándo va a ser el gran día .
No cometas el error de seguir con los preparativos sin fijar antes una fecha. Luego es imposible encajar agendas y empiezan los nervios.
Ahora solo tienes que darlo a conocer a todos los invitados .
Ups, ¡los invitados! Te damos unos consejos para hacer muy bien tu lista en nuestro siguiente punto.
4. Los Invitados
Haz una lista larga. Revísala y asegúrate de que todos tus contactos importantes están incluidos .
Si se excede de tus previsiones o presupuesto, ve recordando hasta que tu lista se adapte al tipo de evento que tienes en mente y al gasto planeado.
5. Las Invitaciones
En esto hay también muchas opciones. Lo más importante es que las envíes con suficiente tiempo para que todos tus invitados puedan marcar la fecha en el calendario.
Pídeles que confirmen su asistencia . Es muy desagradable organizar un eventos que luego quede sobredimensionado debido a las ausencias.
Encárgate personalmente de elegir el diseño de las tarjetas de invitación. Asegúrate de que encaja con tu imagen corporativa, con tu filosofía de empresa y con el espíritu del evento.
6. La Comida
¡Es imprescindible que des de comer bien a tus invitados!
Contrata un catering de calidad si se trata de un cóctel o picnic y reserva en un restaurante de referencia si es una comida o cena.
Elige tú mismo el menú y, si es posible, incluye opciones vegetarianas y aptas para celíacos . Seguro que alguno de tus empleados o clientes lo agradecerán.
La calidad de la comida que se sirva en tu evento será clave para que los asistentes se queden con buen sabor de boca.
7. El Entretenimiento
No te olvides de que se trata de una fiesta.
Puedes contratar un grupo de jazz o de música pop. Si el presupuesto ya está casi agotado con todo lo anterior, puedes alquilar algo más sencillo, como un equipo de música .
Elige el repertorio. Pide aquella música que te gusta y que sabes que tus clientes y empleados van a disfrutar.
Si el presupuesto lo permite, organizar alguna animación siempre garantiza que la gente participe y entable conversación . Nosotros podemos también encargarnos de esta parte, contacta con nosotros y nuestras azafatas de imagen se encargarán de hacer que tu fiesta sea la más divertida.
8. La Decoración
El lugar de celebración debe lucir sus mejores galas.
Puedes c omprar decoraciones tú mismo o pedirle a los responsables del lugar que se encarguen ellos mismos. Pídeles primero algunas muestras para comprobar que todo estará a tu gusto.
Si el presupuesto nos limita, una buena idea sería nombrar un comité de fiestas , formado por empleados voluntarios, que se encargue de estas cosas durante las semanas previas.
¡Seguro que disfrutan de ese tiempo lejos de los ordenadores y ayuda a fomentar los lazos de tu equipo!
9. El Día Del Evento
Ejerce de anfitrión o anfitriona.
Preséntate a todo el personal que trabajará en la fiesta y ofrécete para ayudarles si lo necesitan . Además, pídeles que te informen de la menor incidencia.
Recibe a tus invitados , muéstrales el lugar, preséntalos entre ellos, inicia conversaciones .
Relájate . Todo está en marcha y va a ir sobre ruedas.
Disfruta .
10. Después Del Evento
Reúne fotos y vídeos . Escribe un artículo en el blog de la empresa . Mándalo por mail a todos los que asistieron.
Dales las gracias a tus invitados .
Invítales a que te cuenten anécdotas o algún problemilla que pudieron tener para asegurarte de que el año que viene aún será mejor.
Y, recuerda, si necesitas ayuda con cualquiera de tus eventos , estamos aquí para ayudarte .
Al contrario de lo que dice la famosa serie, en nuestro caso, Summer Is Coming, y es el momento de empezar a pensar en nuestro evento de empresa anual.
Todos los años hacéis una pequeña -o grande- celebración para agradecer a vuestros empleados y clientes su dedicación y esfuerzo , y, por supuesto, hacerles pasar una agradable velada.
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